Was darf eine Hausverwaltung nicht?

Jeder, der ein Haus oder eine Eigentumswohnung besitzt, weiß: Die Verwaltung einer Immobilie ist meist eben doch kein Kinderspiel. Mal fehlt es an Zeit und mal an Know-how, die unterschiedlichen Aufgaben zuverlässig zu bearbeiten, so dass schließlich eine professionelle Hausverwaltung ins Spiel kommt.

Aber was sollte die Hausverwaltung für Eigentümer leisten, was darf sie nicht und was ist zu tun, wenn sie nicht so reagiert, wie Sie es für richtig halten oder brauchen? Die Antworten haben wir Ihnen zusammengestellt.

Was man tun kann, wenn die Hausverwaltung nicht auf Anfragen reagiert

Es ist nicht nur frustrierend, sondern auch problematisch, wenn Ihre Hausverwaltung auf Anfragen – ob von Ihnen oder Ihren Mietern – nicht antwortet, z. B. bei dringenden Reparaturen. Hier sind einige Schritte, die Sie dann unternehmen können:

• Probleme schildern und dokumentieren: Wann und wie oft wurde die Hausverwaltung kontaktiert. Screenshots von E-Mails oder Anruflisten können hierbei nützlich sein.

Ein Fallbeispiel
Herr Müller hat seit Wochen ein Problem mit der Heizung. Trotz mehrfacher Anrufe und E-Mails erhielt er keine Antwort von der Hausverwaltung. Herr Müller beginnt, alle Kommunikationsversuche zu dokumentieren.

• Ansprechpartner identifizieren: Herausfinden, wer im Verwaltungsunternehmen oder im Wohnungseigentümerverband für das Anliegen zuständig ist und versuchen, diese Person direkt zu kontaktieren.
• Rechtliche Schritte: Wenn alle anderen Methoden fehlschlagen, könnte es an der Zeit sein, rechtlichen Rat einzuholen. Abhängig von der Schwere des Problems kommt es in Betracht, einen Anwalt zu konsultieren.

Rechte von Eigentümern sowie Pflichten und Grenzen einer Hausverwaltung

Eine gute Hausverwaltung ist Gold wert – es gibt Aufgaben, die sie erfüllen muss, erfüllen kann und auch solche, die sie eben nicht übernehmen darf.

• Allgemeine Rechte von Eigentümern: Jeder Eigentümer hat das Recht, über Verwaltungsvorgänge informiert zu werden. Dies schließt jährliche Eigentümerversammlungen und regelmäßige Updates zu wichtigen Themen ein.
• Recht auf zertifizierten Verwalter: bei mehr als 8 Einheiten in einer Eigentümergemeinschaft.

Fallbeispiel
Frau Schmitz erfuhr von einem geplanten Garagenbau erst aus der Nachbarschaft. Sie war überrascht, da sie von der Hausverwaltung keine Information dazu erhalten hatte.

• Rechte einer Hausverwaltung: Sie darf eigenverantwortlich Aufträge vergeben – bis zu einem bestimmten festgelegten Betrag.
• Pflichten einer Hausverwaltung: Handwerksarbeiten organisieren gehört etwa zu den Pflichten und ebenso eine Eigentümerversammlung organisieren.
• Grenzen der Hausverwaltung: Die Hausverwaltung darf Handwerkerarbeiten ab einer bestimmten Betragshöhe nicht ohne Zustimmung durchführen, oder Wohnungen ohne Erlaubnis, Aufforderungen sowie Fristen nicht betreten.

Eine Hausverwaltung darf keine Hausordnung erlassen, teure Sanierungsarbeiten ohne Zustimmung der Eigentümer vornehmen oder die Wohnung von Mietern betreten ohne sich anzumelden. Die geltenden Rechte zu kennen, nützt allen Seiten: Eigentümer, Mietern und der Verwaltung.

Maßnahmen für Mieter bei fehlender Reaktion der Hausverwaltung

Auch als Mieter kennen Sie das vielleicht: Das Wasser tropft, die Heizung funktioniert nicht, aber die Hausverwaltung bleibt stumm. Was also tun?

• Zuerst den Vermieter kontaktieren: In den meisten Fällen ist der Vermieter Ihr erster Ansprechpartner. Schildern Sie ihm das Problem und bitten Sie um Unterstützung.

Fallbeispiel
Die Familie Berger leidet unter einem undichten Dachboden. Trotz mehrerer E-Mails an die Hausverwaltung passiert nichts. Die Bergers entscheiden sich, direkt ihren Vermieter anzuschreiben, der sich daraufhin der Sache annimmt.

• Möglichkeiten der Mietminderung: Wenn gravierende Mängel nicht behoben werden, haben Mieter das Recht, die Miete zu mindern. Allerdings sollte dies mit Vorsicht und nach rechtlicher Beratung getan werden.
• Rechtliche Beratung und Unterstützung suchen: Wenn nichts hilft, könnte der Weg zu einem Mieterverein oder Anwalt sinnvoll sein. Dieser kann Ihnen die besten Schritte für Ihre Situation empfehlen.

Wann kann eine Hausverwaltung die Versorgung sperren oder dem Eigentümer sogar das Wohneigentum entziehen?

Es gibt Ereignisse im Verwaltungsalltag, die sind speziell, kommen aber vor und sind juristisch geregelt. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Eigentümer sein Hausgeld über einen Zeitraum von 6 Monaten nicht zahlt und die Angelegenheit nicht klärt. Dann kann eine Versorgungssperre beschlossen werden und im Extremfall kann auch der Eigentumsentzug in Betracht gezogen werden. Denn hier handelt es sich um eine Pflichtverletzung gegenüber der Eigentümergemeinschaft, auf die das fehlende Hausgeld ggfs. umgelegt wird, das zur Bewirtschaftung notwendig ist.

• Grundlagen des Wohnungseigentumsgesetz: Die Hausverwaltung darf einen säumigen Eigentümer abmahnen.

Fallbeispiel
Herr Fischer hat einige Monate das monatlich fällige Hausgeld nicht gezahlt. Eines Tages erhält er eine Abmahnung auf die er nicht reagiert und nach 6 Monaten beschließt die WEG-Gemeinschaft eine Versorgungssperre.

Vertiefung: Rechte von Eigentümern gegenüber der Hausverwaltung

Jeder Eigentümer sollte seine Rechte kennen. Daher gehen wir hier noch einmal genauer auf einige Punkte ein:

• Vertragliche Vereinbarungen: Die Basis jeder Zusammenarbeit sind die vertraglichen Vereinbarungen zwischen Eigentümer und Hausverwaltung. Stellen Sie sicher, dass Sie diese genau kennen.

Fallbeispiel
Frau Meier entdeckt, dass in ihrem Garten ohne ihre Zustimmung Arbeiten durchgeführt wurden. Sie prüft den Vertrag und stellt fest, dass diese Art von Arbeit nicht ohne ihre Zustimmung erfolgen darf.

• Wichtige Dokumente: Neben dem Vertrag gibt es auch andere Dokumente wie z.B. die Teilungserklärung, die wichtige Informationen über die Rechte und Pflichten der Eigentümer und der Hausverwaltung enthalten.
• Effektive Zusammenarbeit: Kommunikation ist der Schlüssel. Regelmäßige Gespräche und Meetings mit Ihrer Hausverwaltung können viele Probleme im Keim ersticken.

Mit dem Wissen um Ihre Rechte und Möglichkeiten können Sie als Eigentümer sicherstellen, dass die Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung reibungslos und zum Vorteil aller Beteiligten verläuft.

Häufige Missverständnisse zwischen Eigentümern und Hausverwaltungen

Es kommt vor, dass Missverständnisse oder Unklarheiten zwischen Ihnen und der Hausverwaltung entstehen. Um vorbereitet zu sein, sollten Sie einige der häufigsten Missverständnisse kennen:

• Umfang der Aufgaben: Oft sind sich Eigentümer unsicher, für welche Aufgaben die Hausverwaltung zuständig ist und welche nicht. Es ist wichtig, den Vertrag genau zu prüfen und bei Unklarheiten nachzuhaken.

Fallbeispiel
Herr Wagner war verärgert, dass die Hausverwaltung keine regelmäßige Gartenpflege durchführte. Bei einem Blick in den Vertrag stellte er jedoch fest, dass dies nicht im Aufgabenbereich der Verwaltung lag.

• Kosten und Gebühren: Es können Fragen zu den genauen Kosten und Gebühren der Hausverwaltung aufkommen. Diese sollten transparent im Vertrag aufgelistet sein und bei Unklarheiten geklärt werden.
• Kommunikationsbarrieren: Manchmal gibt es Kommunikationsprobleme, weil Anfragen und Informationen nicht rechtzeitig oder klar übermittelt werden. Eine offene Kommunikation und klare Vereinbarungen können hier Abhilfe schaffen.

Tipps für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung

Eine gute Beziehung zwischen Ihnen und Ihrer Hausverwaltung basiert auf Vertrauen und Verständnis. Hier sind einige Tipps, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten:

• Regelmäßige Kommunikation: Ein offener Dialog ist entscheidend. Ob es sich um regelmäßige Treffen, E-Mail-Updates oder Telefonate handelt – Kommunikation ist der Schlüssel.

Fallbeispiel
Frau Baumann hatte stets ein gutes Verhältnis zu ihrer Hausverwaltung, da sie regelmäßig Feedback-Gespräche führte und so auf dem neuesten Stand blieb.

• Klare Erwartungen setzen: Es ist wichtig, von Anfang an klare Erwartungen zu definieren. So wissen beide Seiten genau, was von ihnen erwartet wird und können entsprechend agieren.
• Flexibilität zeigen: Es kann immer wieder zu unvorhersehbaren Situationen kommen. Zeigen Sie sich in solchen Fällen flexibel und suchen Sie gemeinsam nach Lösungen.
• Rechtzeitig Probleme ansprechen: Warten Sie nicht, bis ein kleines Problem zu einem großen wird. Sprechen Sie Unklarheiten und Probleme frühzeitig an, um sie schnell aus der Welt zu schaffen.

Mit diesen Tipps und einem guten Verständnis für die Rolle und Aufgaben der Hausverwaltung können Sie sicherstellen, dass Ihre Immobilie optimal verwaltet wird und Sie eine harmonische und produktive Beziehung zu Ihrer Hausverwaltung pflegen.

Wir von Brock & Disandt helfen Ihnen als Hausverwaltung gerne weiter – mit Wissen und Erfahrung rund um typische Probleme, unsere Pflichten, willkommenem Rundum-Service und angenehmer Kommunikation. Für Rösrath, Overath und Umgebung sowie als Immobilienverwaltung in Köln.